Co to jest faktura proforma?
Faktura proforma to dokument o charakterze ofertowym, który z reguły zawiera te same elementy co faktura VAT, ale nie pełni roli dokumentu księgowego. Nie ma mocy zobowiązującej, a jego głównym celem jest przedstawienie warunków transakcji przed jej finalizacją. Warto zauważyć, że faktura proforma nie jest zobowiązaniem do zapłaty dla nabywcy.
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
Jest to oczywiście dokument, który jest wystawiany przez sprzedawcę lub usługodawcę na rzecz nabywcy lub odbiorcy. Stanowi ona element informujący o kwocie całej usługi - czasami może także stanowić informację o kwocie pobranej zaliczki.
W praktyce biznesowej stanowi jedynie przybliżenie kosztów, które klient powinien sprostować w ramach przyszłej transakcji. Wystawienie faktury proforma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego VAT, co odróżnia go wyraźnie od innych form fakturowania.
Faktura proforma a faktura VAT - jakie różnice?
Jedną z kluczowych różnic między fakturą proforma a fakturą VAT jest ich zastosowanie w kontekście zobowiązań podatkowych. Faktura VAT jest dokumentem zobowiązującym i wymaganym prawem do uregulowania należnego podatku. W przeciwieństwie do niej, faktura proforma nie generuje takiego obowiązku i nie musi być odnotowywana w księgach rachunkowych zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. Faktura proforma jest często stosowana jako narzędzie przygotowania do właściwej transakcji, pomagając stronom ustalić ostateczne warunki finansowe bez formalnych zobowiązań fiskalnych.
Faktura proforma obecna jest tylko w procesie ofertowania, nie wpływa na obowiązek podatkowy i nie wymaga ujęcia w księgach rachunkowych. To więc narzędzie służące głównie do przewidywania i planowania przyszłych zobowiązań finansowych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą lepiej zarządzać swoimi finansami bez obciążania formalnymi obowiązkami.
Faktura proforma często mylona jest z fakturą zaliczkową
Faktura proforma często mylona jest z fakturą zaliczkową. Tymczasem ta druga jest dokumentem księgowym, który odzwierciedla rzeczywiste transakcje między stronami. Wystawiana jest w celu rejestracji częściowej płatności przed wykonaniem pełnej usługi lub dostawy towarów. Faktura zaliczkowa generuje obowiązek podatkowy i wymaga ujęcia w księgach rachunkowych.
Ze względu na swoją formę ofertową, faktura proforma może być wykorzystywana jako narzędzie negocjacyjne, umożliwiając stronom ustalenie najbardziej akceptowalnych warunków transakcji. Pomaga również w procesie aplikacji o finansowanie zewnętrzne, gdy instytucje wymagają dokumentacji przewidywanych wydatków. Firmy logistyczne i importowe często dołączają faktury proforma do dokumentacji celnej, co ułatwia oszacowanie opłat i należności bez wpływania na bilans księgowy.
Co powinna zawierać faktura proforma?
Faktura proforma - mimo iż nie jest dokumentem księgowym - powinna zawierać kompletny zestaw danych. Mowa tutaj o jej numerze i dacie wystawienia, odpowiedniej treści, a także cenach: jednostkowej i za całość. Dodatkowo powinniśmy zawrzeć na niej informacje o wartości netto, stawce i wysokości VAT oraz wartości brutto.
Faktura proforma - gdzie znajdziemy wzór?
W razie z problemów z odpowiednim przygotowaniem faktury proforma, w sieci znajdziemy mnóstwo darmowych wzorów tego dokumentu. Znacząco ułatwią one jej przygotowywanie i wyeliminują potencjalne błędy. Fakturę proforma wystawimy także z wykorzystaniem popularnych programów do fakturowania.
Pamiętajmy, że głównym ograniczeniem faktury proforma jest brak formalnej mocy prawnej, co oznacza, że nie może być używana jako podstawa do egzekwowania zobowiązań finansowych. Jej znaczenie ogranicza się do etapu przygotowawczego transakcji, co wymaga późniejszego wystawienia faktury VAT lub zaliczkowej w celu sfinalizowania sprzedaży.
