Fałszywa faktura w KSeF. Co zrobić, gdy dokument trafił na konto twojej firmy?

Jeśli na koncie firmy w Krajowym Systemie e-Faktur pojawi się obcy dokument, nie trzeba od razu zakładać najgorszego. Z opisywanych przez WP materiałów wynika jednak jasno, że sama obecność faktury w KSeF nie potwierdza prawdziwości transakcji. Dokument może trafić do systemu automatycznie, nawet jeśli wystawca posłużył się danymi firmy bez jej wiedzy.

To właśnie dlatego pierwszą reakcją nie powinno być księgowanie faktury, ale spokojna weryfikacja. W KSeF każdy podmiot może wystawić fakturę na dane innej firmy, a dokument pojawi się po stronie odbiorcy. Część takich sytuacji wynika z pomyłek, ale system stwarza też przestrzeń do prób wyłudzenia płatności.

Sygnałów ostrzegawczych może być kilka. Faktura budzi wątpliwości wtedy, gdy pochodzi od podmiotu, z którym firma nigdy wcześniej nie współpracowała, dotyczy transakcji, która nie miała miejsca, albo zawiera nietypowo krótki termin płatności. Dodatkowym alarmem mogą być błędy w treści dokumentu lub problemy z kontaktem z wystawcą.

Nie każda niezgodność oznacza oszustwo. Każda wymaga jednak sprawdzenia, zanim dokument trafi do rejestru VAT albo do kosztów podatkowych. W praktyce warto od razu porównać fakturę z obiegiem dokumentów w firmie i zadać sobie pytanie, czy za numerem faktury stoi rzeczywiste zamówienie.

• Sprawdź, czy faktura ma oparcie w umowie, zamówieniu lub korespondencji
• porównaj dane kontrahenta z historią wcześniejszej współpracy
• upewnij się, czy ktoś w firmie faktycznie zamawiał wskazany towar lub usługę

Najważniejsza zasada jest prosta: nie księguj dokumentu automatycznie. Najpierw przekaż sprawę do księgowości i osoby odpowiedzialnej za zakupy albo obieg faktur. Dopiero po wewnętrznym sprawdzeniu można ocenić, czy firma ma do czynienia z pomyłką, czy z próbą nadużycia. Eksperci radzą też, by wdrożyć zasadę "drugiej pary oczu" przy nietypowych lub wysokokwotowych dokumentach.

Od 28 kwietnia 2026 r. przedsiębiorcy mają do dyspozycji nową funkcję w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów pozwala teraz zgłaszać podejrzane faktury bezpośrednio w systemie. Resort podkreśla, że takich dokumentów nie należy już wysyłać przez wcześniejszy formularz zgłoszeniowy KSeF.

Ścieżka jest krótka:

• zaloguj się do aplikacji KSeF 2.0
• wejdź do listy faktur zakupowych
• otwórz szczegóły dokumentu
• wybierz opcję zgłoszenia nadużycia i opisz powód

Po wysłaniu zgłoszenia trafia ono bezpośrednio do administracji skarbowej. To ma skrócić czas reakcji i ułatwić analizę sprawy. Jeśli firma ma wątpliwości proceduralne, może też skorzystać z podręcznika użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 albo z infolinii Krajowej Administracji Skarbowej.

Pierwsze miesiące działania KSeF pokazały, że sam system nie zastąpi codziennej kontroli po stronie przedsiębiorcy. Eksperci zwracali uwagę, że firmy muszą jeszcze uważniej monitorować faktury zakupowe, sprawdzać ich zasadność i porządkować obieg dokumentów. Im lepiej działa ten proces, tym łatwiej wychwycić dokument, który nie ma związku z realną transakcją.

Najprostsze zabezpieczenia nie wymagają skomplikowanych narzędzi. Liczy się regularność i jasny podział odpowiedzialności między księgowością a działem operacyjnym. To właśnie tam najczęściej można najszybciej potwierdzić, czy zamówienie faktycznie istniało.

• uzgadniaj każdą fakturę z zamówieniem, umową lub wcześniejszą korespondencją
• weryfikuj kontrahentów i porównuj dane z historią współpracy
• stosuj zasadę "drugiej pary oczu" przy nietypowych albo wysokokwotowych dokumentach
• uporządkuj uprawnienia i obieg faktur w firmie, aby było jasne, kto odpowiada za wstępną kontrolę