Krajowy System e-Faktur to zaawansowana platforma cyfrowa umożliwiająca przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur wyłącznie w formie elektronicznej. W odróżnieniu od dotychczasowych faktur, które wymagały przesyłania mailowego, KSeF zapewni centralną bazę dokumentów, dostępną w każdej chwili dla nadawcy i odbiorcy.
Zgodnie z obecnymi przepisami, system ma być w pełni obowiązkowy od początku 2026 roku.
Najbardziej ostateczną wersją systemu KSeF zainteresowane są firmy informatyczne, które dostarczają programy księgowe. To na nich spoczywa obowiązek przygotowania programów, z których będą korzystać przedsiębiorcy – wyjaśnia na łamach portalu interia.pl Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl.
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
Ułatwienia i korzyści dla przedsiębiorców
Wprowadzenie KSeF niesie wiele korzyści dla firm, które będą mogły działać sprawniej i taniej. Dzięki centralizacji danych fakturowych firmy nie będą musiały samodzielnie archiwizować faktur – dokumenty przechowywane będą przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat.
System umożliwia także uzyskanie zwrotu VAT o 20 dni szybciej, co stanowi dużą ulgę finansową dla wielu przedsiębiorstw.
W tej chwili wciąż nieznaczna część użytkowników naszego systemu korzysta z integracji z KSeF. To się jednak zmieni, gdy e-Faktury będą obowiązkowe dla wszystkich podatników – mówi Beata Tęgowska.
Dla wielu małych firm dostosowanie się do nowych wymagań stanowić będzie wyzwanie. Dlatego też wprowadzono vacatio legis, które ma umożliwić przedsiębiorcom płynne przejście na nowy system.
Jak zaznacza portal interia.pl, początkowe plany przewidywały obowiązkowe wdrożenie KSeF już w 2024 roku, jednak termin ten przedłużono, dając czas na dostosowanie się do nowych rozwiązań do stycznia 2026 roku.
Elektroniczne paragony – zmiany dla konsumentów
KSeF przyniesie również zmiany w sposobie dokumentowania zakupów. Wkrótce w sklepach klienci będą otrzymywać potwierdzenie zakupu wyłącznie w formie elektronicznej, najczęściej poprzez e-mail lub SMS. Dla konsumentów oznacza to koniec problemów z blaknącymi paragonami oraz mniejsze ryzyko ich zgubienia. Na razie nie wiadomo, czy oznaczać to będzie także brak kas fiskalnych.
Pierwsze zmiany już się dzieją – w sieci Biedronka klienci posiadający aplikację mobilną mogą aktywować opcję e-paragonu, dzięki której dowód zakupu zapisuje się automatycznie na ich koncie.
Twój e-paragon jest dostępny na Twoim koncie i w aplikacji Biedronka. Dziękujemy za zakupy w naszym sklepie – taki komunikat widzą klienci przy kasach samoobsługowych.
KSeF jako krok w stronę uszczelnienia systemu podatkowego
Cyfryzacja paragonów i faktur ma nie tylko uprościć życie konsumentów i firm, ale także uszczelnić system podatkowy. Elektroniczna forma dokumentów pomoże zmniejszyć ilość wyłudzeń VAT, na które system papierowy był bardziej podatny.
Portal interia.pl podkreśla, że dla administracji państwowej centralna baza danych to także łatwiejsze monitorowanie wszelkich transakcji i przeciwdziałanie nieprawidłowościom w obszarze podatkowym.
Przyszłość paragonów i faktur zmierza więc ku cyfrowej, zautomatyzowanej formie, która wprowadzi wygodne i bezpieczne rozwiązania.
Przeczytaj też: Polacy muszą być gotowi. Oto co nas czeka
