Urlop uzupełniający. Kiedy można zyskać dodatkowe dni wolne i w jakim wymiarze

To pojęcie pojawia się w dwóch kontekstach: przy dłuższym urlopie wypoczynkowym po zaliczeniu nowych okresów do stażu pracy oraz przy uzupełniającym urlopie macierzyńskim. To ważne, bo w każdym z tych przypadków obowiązują inne zasady, inny wymiar wolnego i inna ścieżka formalna.

Jeśli pracownik pyta o dodatkowe dni urlopu wypoczynkowego, kluczowy jest staż pracy. Obecnie obowiązuje prosta zasada: 20 dni urlopu przysługuje osobie zatrudnionej krócej niż 10 lat, a 26 dni urlopu - pracownikowi ze stażem wynoszącym co najmniej 10 lat. Właśnie przekroczenie tego progu może w praktyce oznaczać "uzupełnienie" puli wolnego.

Od 2026 r. zmieniły się zasady liczenia stażu pracy. Do stażu wliczają się już nie tylko okresy pracy na etacie. Znaczenie mają także inne formy aktywności zawodowej, które wcześniej nie dawały takich uprawnień jak dłuższy urlop wypoczynkowy.

Do stażu można doliczyć m.in.:

• umowy-zlecenia i umowy o świadczenie usług,
• prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej,
• współpracę przy prowadzeniu działalności,
• okres zawieszenia działalności w celu osobistej opieki nad dzieckiem.

Zmiany weszły w życie etapami. W sektorze publicznym obowiązują od 1 stycznia 2026 r., a w sektorze prywatnym od 1 maja 2026 r. Co istotne, można doliczyć także okresy sprzed wejścia w życie ustawy, ale trzeba je odpowiednio udokumentować.

Dobrym przykładem jest sytuacja opisywana w materiałach WP: pracownik z siedmioletnim stażem pracy, który potwierdzi jeszcze cztery lata pracy na umowie-zleceniu, przekroczy próg 10 lat. W takiej sytuacji zyskuje prawo do 26 dni urlopu zamiast 20, czyli realnie sześć dodatkowych dni wolnych w skali roku.

Samo przekroczenie progu stażu nie wystarczy, jeśli pracownik nie ma dokumentów. ZUS wydaje zaświadczenia potwierdzające okresy ubezpieczenia, a zainteresowanie tym rozwiązaniem jest duże. Jak podawał Money.pl za PAP, Zakład rozpatrzył ponad 228 tys. wniosków i wydał ponad 508 tys. zaświadczeń.

Wniosek o wydanie takiego dokumentu można złożyć wyłącznie elektronicznie przez konto eZUS. Jeśli w systemie brakuje danych o zgłoszeniu do ubezpieczeń, ZUS może odmówić wydania zaświadczenia. Wtedy pozostaje wniosek o postępowanie wyjaśniające i dołączenie dokumentów potwierdzających wykonywanie pracy lub prowadzenie działalności.

Pracownik ma też ograniczony czas na przekazanie dokumentów pracodawcy. Na przedstawienie ich aktualnemu pracodawcy przewidziano 24 miesiące od wejścia w życie ustawy. Bez tego firma nie przeliczy stażu i nie zmieni wymiaru urlopu.

Drugie znaczenie tego pojęcia dotyczy rodziców dzieci urodzonych przedwcześnie albo wymagających hospitalizacji po narodzinach. Od 19 marca 2025 r. obowiązuje uzupełniający urlop macierzyński, który ma dać rodzicom więcej czasu z dzieckiem już po wyjściu ze szpitala.

W tym przypadku wymiar wolnego może wynieść do 15 tygodni albo do 8 tygodni. Zależy to od wieku ciążowego dziecka, jego masy urodzeniowej oraz czasu hospitalizacji. Z materiału WP wynika też, że dodatkowy tydzień urlopu przysługuje za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu, w granicach określonych przez przepisy.

Z tego rozwiązania mogą skorzystać matka albo ojciec dziecka, a także prawni opiekunowie, rodzice zastępczy i adopcyjni. Warunek jest jeden: wniosek do pracodawcy trzeba złożyć przed zakończeniem podstawowego urlopu macierzyńskiego i dołączyć zaświadczenie ze szpitala.

Dla pracownika najważniejszy wniosek jest prosty: jeśli pytanie dotyczy urlopu wypoczynkowego, trzeba sprawdzić staż pracy i dokumenty potwierdzające wcześniejszą aktywność zawodową. Jeśli zaś mowa o rodzicach wcześniaków lub dzieci hospitalizowanych po porodzie, "urlop uzupełniający" oznacza odrębne uprawnienie z własnym wymiarem i osobną procedurą.