Dopłata na dojazdy do pracy. Kiedy można dostać zwrot i jakie są limity?

Dopłata na dojazdy do pracy to pojęcie, pod którym kryją się dwa różne rozwiązania. Pierwsze to zwrot kosztów od pracodawcy, drugie to podwyższone koszty uzyskania przychodu, które mogą zostać uwzględnione przy wypłacie pensji albo w rocznym rozliczeniu podatkowym. To rozróżnienie ma znaczenie, bo nie każdy pracownik może liczyć na pieniądze wypłacane przez firmę.

Samo codzienne dojeżdżanie nie wystarcza, by automatycznie dostać dodatek za dojazdy do pracy. Prawo pracy nie nakłada na pracodawcę ogólnego obowiązku finansowania takich przejazdów. W praktyce trzeba więc najpierw ustalić, czy w grę wchodzi refundacja od firmy, czy raczej podatkowe rozliczenie kosztów.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy pojawia się przede wszystkim w konkretnych sytuacjach. Może on dotyczyć osób delegowanych poza stałe miejsce pracy, na przykład w ramach podróży służbowej albo czasowego oddelegowania do innej miejscowości. W takich przypadkach refundacja nie jest już zwykłym benefitem, ale elementem związanym z wykonywaniem obowiązków.

Możliwe są też inne scenariusze. Zwrot może wynikać z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania albo układu zbiorowego. Takie rozwiązania bywają stosowane również w części instytucji administracji publicznej, służby cywilnej i jednostek samorządowych, jeśli przewidują to ich wewnętrzne przepisy.

Część pracodawców dopłaca do przejazdów dobrowolnie. Firmy traktują to często jako benefit pozapłacowy, który ma ułatwić dojazd do pracy i podnieść atrakcyjność zatrudnienia. Najczęściej spotykane formy wsparcia to:

• dopłata do biletu miesięcznego,
• ryczałt paliwowy,
• zwrot kosztów na podstawie przedstawionych dokumentów.

Źródłem takiego finansowania mogą być środki własne firmy, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, a także programy aktywizacyjne lub wsparcie z Funduszu Pracy. To oznacza, że przed złożeniem pytania o refundację warto sprawdzić regulamin i warunki obowiązujące w danym miejscu pracy.

Druga ścieżka to podatkowe rozliczenie kosztów dojazdu. Wydatki związane z dojazdem do pracy są traktowane jako koszty uzyskania przychodu, ale tylko w granicach ustawowych limitów. Inne zasady dotyczą pracownika miejscowego, a inne osoby dojeżdżającej z innej miejscowości.

Limity obowiązujące w rozliczeniach za 2025 r. to 250 zł miesięcznie i 3 tys. zł rocznie dla pracownika mieszkającego i pracującego w tej samej miejscowości. Osoba dojeżdżająca z innej miejscowości przy jednej umowie o pracę może uwzględnić 300 zł miesięcznie i 3,6 tys. zł rocznie. Przy zatrudnieniu w co najmniej dwóch miejscach pracy limit roczny wzrastał do 5,4 tys. zł, a miesięczny do 450 zł.

Nie każdy jednak skorzysta z podwyższonych kosztów. Z materiałów wynika, że znaczenie ma inne miejsce zamieszkania niż miejsce wykonywania pracy, brak dodatku za rozłąkę oraz brak zwrotu kosztów od pracodawcy. Potrzebne może być także odpowiednie oświadczenie składane pracodawcy, a przy dokumentowaniu wydatków liczą się m.in. imienne bilety okresowe.