Wolne na szkolenie? To możliwe - trzeba jednak się dogadać z pracodawcą

Urlop szkoleniowy to rozwiązanie dla osób, które podnoszą kwalifikacje zawodowe i muszą pogodzić naukę z pracą. Nie jest to dodatkowy urlop wypoczynkowy, ale uprawnienie związane z konkretnym celem: przygotowaniem do egzaminu, obrony pracy dyplomowej albo innej formy zakończenia nauki przewidzianej w przepisach.

Najważniejsza zasada jest prosta: samo dokształcanie nie wystarcza. Urlop szkoleniowy przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, jeśli podnoszenie kwalifikacji odbywa się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Staż pracy nie ma tu decydującego znaczenia, ale bez zgody przełożonego takie uprawnienie nie powstaje.

W praktyce oznacza to, że pracownik nie dostaje wolnego automatycznie tylko dlatego, że zapisał się na studia, kurs albo szkolenie. Konieczne jest porozumienie z pracodawcą. To on może skierować pracownika do nauki albo zaakceptować jego własną inicjatywę.

Przepisy zakładają też, że pracodawca powinien ułatwiać zatrudnionym podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Nie oznacza to jednak obowiązku zgody w każdej sytuacji. Jeśli firma akceptuje dany proces kształcenia, pracownik może ubiegać się o urlop szkoleniowy i inne świadczenia związane z nauką.

Wymiar urlopu szkoleniowego zależy od tego, jaki egzamin albo etap nauki czeka pracownika. Tu przepisy są konkretne i pracodawca nie może samodzielnie zmniejszyć liczby dni.

Najważniejsze zasady wyglądają tak:

• 6 dni przysługuje osobom zdającym egzaminy eksternistyczne,
• 6 dni przysługuje przy egzaminie maturalnym,
• 6 dni dotyczy egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
• 21 dni mają pracownicy na ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego,
• 28 dni może otrzymać pracownik przygotowujący rozprawę doktorską, jeśli nie jest nauczycielem akademickim ani pracownikiem naukowym.

Urlopu szkoleniowego udziela się w dniach pracy wynikających z rozkładu czasu pracy. To ważne, bo wolne nie obejmuje dowolnie wybranych dni, lecz te, w których pracownik normalnie wykonywałby swoje obowiązki.

Drugą ważną zasadą jest tryb skorzystania z tego uprawnienia. Urlop szkoleniowy nie pojawia się automatycznie w grafiku. Pracownik musi złożyć wniosek do pracodawcy. Jeśli tego nie zrobi, traci możliwość skorzystania z wolnego w związku z danym egzaminem czy obroną.

Nie ma czegoś takiego jak zaległy urlop szkoleniowy. Trzeba go wykorzystać w czasie powiązanym ze zdarzeniem, które daje do niego prawo. Nie można więc przenieść tych dni na później tylko dlatego, że wcześniej nie zostały wykorzystane.

Dla wielu osób kluczowa będzie informacja o pieniądzach. Za czas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Oprócz tego może otrzymać zwolnienie z całości lub części dnia pracy, jeśli jest ono potrzebne do udziału w obowiązkowych zajęciach.

Samo przyznanie urlopu szkoleniowego nie zamyka wszystkich obowiązków po stronie pracownika. Znaczenie ma tu umowa szkoleniowa, która może określać nie tylko zakres wsparcia, ale też zasady zwrotu części świadczeń w konkretnych sytuacjach.

Najczęściej dotyczy to przypadków, gdy pracownik rezygnuje z podnoszenia kwalifikacji bez uzasadnionej przyczyny albo rozwiązuje stosunek pracy w okresie wskazanym w porozumieniu z pracodawcą. Zwrot ma wtedy charakter proporcjonalny, czyli odnosi się do czasu zatrudnienia po zakończeniu nauki. W praktyce oznacza to, że im krócej pracownik pozostaje w firmie po wykorzystaniu wsparcia, tym większe może być jego rozliczenie z pracodawcą.

Konsekwencje mogą pojawić się wtedy, gdy pracownik sam wypowiada umowę albo zostaje zwolniony ze swojej winy. Dlatego jeszcze przed podpisaniem dokumentów warto dokładnie sprawdzić, jakie warunki wpisano do umowy szkoleniowej i jak długo ma obowiązywać ewentualny okres pozostawania w zatrudnieniu.