Dojeżdżasz do pracy? Możesz uzyskać zwrot, ale często to efekt dobrej woli

Temat dodatku za dojazdy do pracy bywa mylący, bo pod tą nazwą kryją się dwa różne rozwiązania. Pierwsze to zwrot kosztów od pracodawcy, drugie to podwyższone koszty uzyskania przychodu, które można uwzględnić przy pensji albo w zeznaniu PIT.

To ważne rozróżnienie, bo nie każdy pracownik może liczyć na firmowe dofinansowanie. Z drugiej strony sama ulga podatkowa też nie przysługuje automatycznie wszystkim osobom, które codziennie ponoszą wydatki na dojazd do pracy.

Prawo pracy nie nakłada na pracodawcę ogólnego obowiązku finansowania dojazdów. Zwrot kosztów może jednak pojawić się w konkretnych sytuacjach, na przykład przy podróży służbowej albo czasowym oddelegowaniu do innej miejscowości.

Refundacja bywa też przewidziana wprost w umowie o pracę, regulaminie wynagradzania albo układzie zbiorowym. Takie rozwiązania stosują niektóre instytucje administracji publicznej, służby cywilnej i jednostki samorządowe, jeśli przewidują to ich wewnętrzne przepisy.

W praktyce część firm traktuje dopłaty do dojazdów jako benefit pozapłacowy. Najczęściej spotykane formy wsparcia to:

• dopłata do biletu miesięcznego,
• ryczałt paliwowy,
• zwrot kosztów na podstawie przedstawionych dokumentów.

Finansowanie może pochodzić ze środków firmy, z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych albo z programów aktywizacyjnych i wsparcia z Funduszu Pracy. To oznacza, że warto najpierw sprawdzić zasady obowiązujące w swoim miejscu zatrudnienia.

Drugą ścieżką jest podatkowe rozliczenie dojazdów do pracy. Wydatki związane z dojazdem są traktowane jako koszty uzyskania przychodu, ale obowiązują tu ustawowe limity i konkretne warunki.

Najważniejsza różnica dotyczy miejsca zamieszkania i miejsca pracy. Pracownik miejscowy ma inne limity niż osoba dojeżdżająca z innej miejscowości. Dodatkowo z podwyższonych kosztów nie skorzysta ktoś, kto otrzymuje zwrot kosztów od pracodawcy albo pobiera dodatek za rozłąkę.

Limity obowiązujące w rozliczeniach za 2025 r. wynoszą:

• 250 zł miesięcznie i 3000 zł rocznie dla pracownika mieszkającego i pracującego w tej samej miejscowości,
• 300 zł miesięcznie i 3600 zł rocznie dla osoby dojeżdżającej z innej miejscowości przy jednej umowie o pracę,
• 450 zł miesięcznie i 5400 zł rocznie przy zatrudnieniu w co najmniej dwóch miejscach pracy.

Przy kosztach dojazdu do pracy liczą się nie tylko limity, ale też formalności. Znaczenie mają odpowiednio udokumentowane wydatki, na przykład imienne bilety okresowe.

To ważne szczególnie wtedy, gdy pracownik chce wykazać, że rzeczywiście ponosił koszty związane z dojazdami. Sam fakt codziennego dojeżdżania nie wystarczy, jeśli przepisy wymagają potwierdzenia wydatków.

Trzeba też pamiętać o podstawowych warunkach skorzystania z ulgi. Znaczenie mają przede wszystkim:

• brak zwrotu kosztów dojazdu od pracodawcy,
• brak dodatku za rozłąkę,
• inne miejsce zamieszkania niż miejsce wykonywania pracy, jeśli pracownik chce korzystać z podwyższonych kosztów,
• złożenie odpowiedniego oświadczenia, gdy koszty ma uwzględniać pracodawca.